Le monde vient de traverser une crise sanitaire sans précédent qui a eu de lourdes répercussions sur le plan économique. A l’heure de la reprise, les entreprises se réorganisent et tentent de s’adapter aux nouvelles manières de travailler “imposées” par le covid-19 afin de respecter les mesures de distanciations sociales. Quels changements suppose cette réorganisation pour les entreprises, et notamment pour les PME françaises ?
I. Le Télétravail : une marche forcée pour de nombreuses entreprises
Face à cette situation soudaine, la solution numéro 1 a été la mise en place massive du télétravail ou travail à distance. Durant la période de confinement, près de 25 % des Français, soit environ 5 millions de personnes, ont travaillé à distance depuis leur domicile ou lieu de confinement contre seulement 7 % en 2017. En effet, malgré un cadre assoupli par l’ordonnance Macron de 2017, le télétravail restait une pratique occasionnelle et peu formalisée. Toutefois, la crise sanitaire a déclenché auprès des entreprises une prise de conscience concernant la fragilité des organisations et la nécessité de savoir faire preuve de résilience. Dans ce contexte, de nombreuses entreprises – même les plus réfractaires – se sont converties à marche forcée au télétravail et y ont trouvé un moyen de pérenniser leur activité tout en protégeant leurs salariés. Force est de constater que le télétravail est un modèle qui fonctionne et qu’il peut être synonyme de productivité.
Du point de vue des salariés, le télétravail a été pour la plupart un soulagement : moins de temps de transport, un meilleur équilibre vie personnelle et professionnelle, un meilleur cadre de travail… Selon le rapport de l’OKTA, “The New Workplace – re-imagining work after
2020”, 20 % des salariés se déclarent plus productifs en télétravail. D’un autre côté, ⅓ des travailleurs souhaitent retourner travailler à plein temps pour diverses raisons : un logement trop petit où il est difficile de séparer la vie familiale de la vie professionnelle, un manque de
lien social… En effet, le bureau est un élément fort de lien social et de vivre ensemble. Rendre le télétravail obligatoire pourrait avoir pour conséquence l’isolement d’une catégorie de personnes de la société.
L’enjeu consiste donc aujourd’hui à trouver le juste-milieu qui permettrait de placer le télétravail comme un mode de travail à part entière sans qu’il ne devienne une contrainte. Il est également important de mettre en place les bons outils de collaboration et de communication afin d’accompagner la mise en place du télétravail au sein des entreprises.
II. Solution de communication unifiée : définition et mise en place ?
Afin de répondre à un besoin grandissant de communication efficace et rapide, interne à l’entreprise et également à distance, les entreprises doivent réfléchir à la mise en place d’une solution de communication unifiée. Il s’agit de l’unification des communications synchrones – c’est-à-dire en temps réel – et asynchrones – ou différées. Cela comprend différents outils collaboratifs tels que le partage de documents, le suivi de la présence et de l’occupation en temps réel ou encore la visioconférence réunis dans une même application.
En effet, une communication efficace est une condition sine qua non de la productivité au sein d’une équipe.
Les solutions de communication unifiée ont pour avantages :
- la mise en place d’un outil unique pour la gestion de la communication interne ;
- un gain de productivité (gain de temps, déplacement…) ;
- l’aide à la mise en place du travail en mobilité, le télétravail ;
- l’amélioration de la diffusion et du partage d’informations, l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise ;
- l’amélioration du confort de travail ;
- une adoption facilitée de l’outil par les collaborateurs et les dirigeants (utilisation intuitive)…
Il existe de nombreuses solutions de communication unifiée, alors comment choisir ? Selon vos attentes et la structure de l’entreprise, différents points sont à prendre en compte.
D’abord, le stockage des données et leur confidentialité. En effet, la collecte et conservation des données, ou “data”, est très réglementée en France et en Europe, notamment avec le règlement général sur la protection des données (RGPD). Il est donc important de savoir par où transitent les données et s’assurer qu’elles sont protégées (par un système de cryptage par exemple).
Ensuite, il est nécessaire de penser à l’expérience utilisateur : tout le monde n’a pas le même niveau de familiarité avec les outils numériques. Pour cela, il faut veiller à la facilité et au confort d’utilisation des outils ainsi qu’à un déploiement et un accès simplifié. Pour
accompagner les utilisateurs à en comprendre la véritable valeur ajoutée, des formations adaptées et une communication ciblée peuvent être mise en place. Les outils collaboratifs à distance ne doivent pas être à l’origine de fractures entre générations.
Enfin, ces outils ne doivent pas aller à l’encontre de la productivité, mais au contraire être intuitifs et parfaitement intégrés aux applications métiers afin de gagner du temps.
III. Des outils de communication unifiée
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions de communication unifiée sur le marché. Souvent “pure player”, c’est-à-dire uniquement en ligne, ces solutions collaboratives sont de véritables outils permettant de travailler en équipe.
Microsoft Teams
Teams est une plateforme collaborative personnalisable appartenant à la suite Microsoft Office qui intègre la visioconférence, le stockage et le transfert de fichiers avec SharePoint, un bloc de prise de notes avec OneNote.
La messagerie instantanée permet d’échanger en équipe ou par groupe de travail tout en conservant une trace de tous les échanges. Son intégration avec Microsoft Outlook donne la possibilité de planifier les réunions en équipe et de partager e-mails et contacts. Le logiciel de Microsoft est disponible de manière autonome ou dans le cadre d’une offre Office 365. Son utilisation est totalement sécurisée grâce à l’authentification multi-facteur combinée au chiffrement des données.
Enfin, il est possible de travailler ensemble en mode coédition sur les applications de la suite Officel. Word, PowerPoint, Excel, OneNote, ou encore Outlook tout en restant dans l’interface de
l’application Teams.
Teams remplace Skype Entreprise comme solution d’organisation de réunion en ligne professionnelle de Microsoft.
Slack
Cette plate-forme de communication collaborative fonctionne à la manière d’un chat organisé en différents canaux qui correspondent à des sujets de discussion différents. Elle permet également de conserver un historique de tous les échanges et de partager des fichiers.
Zoom
Zoom Video Communications est un jeune acteur des outils de collaboration qui a connu un fort développement pendant la période de confinement. La société fournit un service de conférence à distance qui combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la
collaboration mobile à l’aide d’applications propriétaires.
La crise a dévoilé les fragilités de l’économie mais également ses forces : le déploiement des technologies en Cloud et la sécurisation des échanges de données ont permis à de nombreuses entreprises la continuité minimum de leurs activités. Elles ont alors pris conscience de l’importance du plan de continuité d’activité, qui avait souvent été sous-évalué. De plus, cela a permis l’accélération de leur transformation numérique.
Pour anticiper une nouvelle crise de la sorte, il est pertinent de faire appel à des entreprises spécialisées dans la gestion informatique.
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