La transformation digitale des entreprises a entraîné une nouvelle utilisation des technologies au quotidien. L’explosion soudaine du télétravail au printemps 2020 a, à son tour, profondément modifié nos habitudes professionnelles. Multiplication des canaux de communication, lieux de travail divers, horaires aménagés… C’est dans ce contexte en perpétuel mouvement que se développe la digital workplace. Un lieu de travail dématérialisé, parfaitement adapté aux nouvelles habitudes des collaborateurs. Envie de tout savoir sur la digital workplace ? Retrouvez la définition de la digital workplace et ses avantages dans notre article.
Qu’est-ce que la digital workplace ?
Définition de la digital workplace
La digital workplace (ou espace de travail numérique en français) se définit comme un environnement entièrement numérique basé sur le cloud, permettant aux collaborateurs d’accéder à toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler.
L’objectif ? Optimiser la collaboration des équipes à distance. Plus concrètement, la digital workplace regroupe tous les outils digitaux sur une seule et même plateforme. Elle fédère notamment les documents, ERP, CRM, outils de gestion de projet, réseau social d’entreprise, messagerie instantanée, moteur de recherche… Cette dernière est accessible depuis n’importe quel écran (smartphone, ordinateur portable, tablette…), à tout moment et surtout depuis n’importe où. Que vos équipes se trouvent à la maison, en déplacement ou au bureau, ces dernières ont un accès unique à toutes les applications métiers dont elles ont besoin. Vous pensiez la digital workplace réservée aux grandes entreprises ? Détrompez-vous : ce concept s’adresse à toutes les structures, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Digital workplace vs intranet : quelles différences ?
Partage d’informations, fonctionnalités RH, publications des actualités de l’entreprise… La digital workplace et l’intranet (réseau informatique interne à une organisation) possèdent des caractéristiques communes évidentes. Peut-on alors considérer la digital workplace comme une extension de l’intranet de l’entreprise ? La réponse est mitigée : si les deux notions possèdent des points communs, elles se distinguent néanmoins à plusieurs niveaux.
- Contrairement à l’intranet qui se veut uniquement accessible aux salariés, la digital workplace est ouverte aux partenaires et aux clients de l’entreprise.
- L’intranet reste, la plupart du temps, pensé uniquement pour les ordinateurs tandis que la digital workplace est dotée d’un responsive design : la mise en page est conçue pour que le contenu s’ajuste à l’écran quel que soit le support utilisé.
- L’espace de travail numérique rassemble des données provenant de différentes sources. L’intranet, lui, communique des informations venant principalement de la direction de l’entreprise.
- Sur l’intranet, les collaborateurs se contentent de lire des nouvelles, alimentées par le service communication de la société. À l’inverse, l’espace de travail numérque appelle à l’action et encourage l’efficacité des employés.
En d’autres termes, l’intranet peut faire partie intégrante de votre digital workplace si besoin, mais l’intranet ne remplacera jamais un espace de travail numérique.
Une nouvelle façon de travailler
Un enjeu stratégique pour les entreprises
Vous connaissez maintenant la définition de la digital workplace. Bien plus qu’un simple outil de collaboration, elle présente un grand nombre d’avantages pour une entreprise. On retrouve parmi eux :
- La mise en place facilitée du télétravail : aujourd’hui, exercer ses fonctions chez soi n’est plus une exception. Le travail “hybride” (l’alternance bureau et maison) semble même être privilégié pour le futur. La digital workplace constitue une solution agile, idéale pour le télétravail.
- Le gain de temps : fini les heures perdues à passer d’une application à l’autre pour rechercher des données. Avec la digital workplace, tout est regroupé et disponible dans un seul écosystème. À la clé : une meilleure organisation et donc, une productivité renforcée.
- La cohésion des employés : la digital workplace favorise le partage de documents en toute sécurité. Entre services, au sein d’une équipe ou avec les clients, ce système collaboratif brise les silos de communication et crée une synergie entre les différentes parties prenantes.
- L’engagement des salariés : l’épanouissement au travail est devenu une préoccupation majeure aux yeux des employés. La digital workplace contribue à faire de leur environnement professionnel un lieu flexible, conforme à leurs besoins et satisfaisant. Cela permet de rester attractif aux yeux des candidats et de fidéliser les meilleurs talents. Elle facilite même l’arrivée des nouvelles recrues. Une étude réalisée auprès de 109 entreprises françaises en juin 2020 révèle d’ailleurs que 89 % d’entre elles considèrent le collaboratif comme un facteur d’intégration dans l’entreprise.
Digitaliser son espace de travail : quelles sont les limites à connaître ?
Simplifier le quotidien des collaborateurs, fluidifier la circulation des informations, renforcer la culture d’entreprise… Sur le papier, la digital workplace a tout pour plaire. Mais est-il si facile de l’appliquer sur le terrain ? Avant de se lancer dans un projet de digital workplace, il est important de garder en tête quelques éléments clés. Le premier frein auquel vous pouvez être confronté est la peur du changement. Si les jeunes générations ont été habituées à travailler de façon dématérialisée, certains collaborateurs restent peu familiarisés à ce nouveau mode de travail. Ceux-ci doivent donc être accompagnés et rassurés au cours de la transition pour éviter toute frustration. L’entreprise doit également veiller à protéger les employés des dérives liées aux nouvelles technologies : dans la mesure où tout est accessible en instantanée, faire la part entre vie privée et vie personnelle devient plus difficile.
Allier cybersécurité et espace de travail numérique : voilà un autre challenge qui attend les entreprises qui envisagent la digital workplace. Si beaucoup d’entreprises font aujourd’hui preuve de cyber-résilience, le travail à distance expose davantage les collaborateurs aux attaques. Il reste essentiel d’être conscient des menaces qui pèsent sur les systèmes informatiques.
Mettre en place la digital workplace dans son entreprise
Analyser les besoins
La première étape nécessaire au déploiement d’une digital workplace ? Un état des lieux complet : quels sont les objectifs de ce changement, quels outils devra inclure l’espace de traval numérique à qui s’adressent-ils, comment fonctionnent les équipes… En d’autres termes, il s’agit de faire un travail d’analyse et de réflexion avec la participation des principaux intéressés : les collaborateurs. Cela permet de mettre au point une stratégie claire et durable dans le temps.
Créer un environnement sécurisé
Qui dit espace de travail numérique, dit forcément cybersécurité. Protéger vos données en communiquant sur les bonnes pratiques liées au télétravail et en mettant en place des solutions spécialisées (VPN, gestion des mots de passe, pare-feu…). N’hésitez pas à vous faire aider par des experts en la matière comme PROXIVAL, votre prestataire en infogérance.
Communiquer et former les collaborateurs
La conduite du changement est une phase indispensable au lancement d’un espace de travail numérique. Cette transition passe par des séances de formations. Le but : apprendre à utiliser les différentes fonctionnalités de la plateforme. Plutôt que d’imposer les outils digitaux, vous pouvez par exemple identifier des salariés “ambassadeurs” qui diffuseront les messages principaux auprès de l’ensemble des équipes.
Évaluer les résultats
Une fois votre digital workplace déployée, il convient d’en mesurer l’adoption et la performance à l’aide de différents KPIs. Ces indicateurs sont définis selon vos objectifs initiaux. Veillez également à interroger les employés qui se trouvent sur le terrain dans un but d’amélioration continue.
