16 mars 2020 : le confinement est officiellement annoncé pour la population française. En réponse à cette situation inédite, la plupart des entreprises instaurent le télétravail. L’objectif ? Faire en sorte de maintenir leur activité, tout en protégeant du mieux possible les salariés du virus. Durant cette période, 65 % des employés en bureau ont travaillé depuis leur domicile. Un record, quand on sait qu’en temps normal, seulement 18 % des salariés français pratiquent le « home office ». Décidé dans l’urgence, ce changement soudain de cadre de travail apporte son lot de problèmes : ordinateurs non adaptés, accès limité aux réseaux, cybercriminalité… Si la plupart des salariés ont depuis repris le chemin du bureau, il est bon de regarder en arrière et faire le bilan. Quels enseignements tirer de cette expérience pour votre prochain renouvellement de parc informatique ? Zoom sur les leçons apprises pendant la crise du Coronavirus.
Optez pour du matériel adapté
Encombrant, difficile à déplacer, fragile… À l’annonce du confinement, bon nombre d’employés ont dû récupérer leur poste fixe sur leur lieu de travail pour pouvoir l’installer chez eux, au risque d’endommager ces derniers.
Votre parc informatique n’a pas été renouvelé depuis quelque temps ? Il est possible que vos collaborateurs soient équipés de PC fixes. Si certains postes ne nécessitent pas d’ordinateur portable, il est bien plus pratique pour les employés de bureau éligibles au télétravail de posséder un appareil facilement transportable. Il est bon de souligner que des postes de travail homogènes favorisent la productivité au sein de votre organisation.
Autre indispensable du télétravail : la visioconférence. Ces réunions virtuelles permettent de se voir, d’échanger en direct, et même de partager des documents. Teams, Skype, Tixeo, Google Meet… Les applications pour garder le contact entre collègues ne manquent pas. En revanche, pour permettre aux salariés de mener à bien leurs discussions, une image et un son corrects sont essentiels. Rien de pire pour la productivité que de perdre du temps à cause d’une image de mauvaise qualité ou d’un problème de haut-parleurs.
Enfin, pensez aux accessoires. C’est un fait : travailler de chez soi n’est pas toujours évident. Alors, privilégiez les outils qui facilitent la vie de vos collaborateurs : double écran, souris confortable, imprimante…
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Renforcez la cybersécurité
Isolés du jour au lendemain, les employés ont rapidement dû intégrer de nouvelles habitudes de travail : réunions via webcam, multiplication des e-mails et des pièces jointes, dématérialisation des procédures… Une situation inédite, que ni les entreprises, ni les salariés n’avaient pu imaginer ou même anticiper. Résultat ? Des organisations désorganisées et dépassées par les événements, et un contexte plus que propice aux actes malveillants : entre janvier et avril 2020, le nombre de cyberattaques avait déjà beaucoup augmenté. Usurpation, virus, demande de rançon… De plus en plus nombreux, les criminels du web profitent de la vulnérabilité des sociétés pour voler ou détruire des informations sensibles.
Pourquoi est-il nécessaire de se montrer si vigilant lorsqu’on instaure le télétravail ?
Avec une communication 100 % à distance (mail, chat, téléphone), les risques d’usurpation d’identité et de vol de données confidentielles explosent. En outre, chaque collaborateur utilise son réseau personnel pour se connecter à Internet. Cela expose l’organisation à d’importantes failles de sécurité informatique. Les conséquences de ces intrusions peuvent se révéler désastreuses pour les entreprises : panne de système, arrêt de production, atteinte à la réputation de l’établissement… Autant d’éléments qui, à terme, impactent directement le chiffre d’affaires.
Comment optimiser la sécurité de votre parc informatique dans le cadre du télétravail ?
- Sensibiliser le personnel : en 2019, 43 % des cyberrisques identifiés en entreprise provenaient de fautes humaines (négligence, erreur de manipulation, souci de configuration…). La cybersécurité reste avant tout un enjeu humain, sur lequel l’ensemble des services doivent être formés ;
- Opter pour des appareils (PC et périphériques) récents avec toutes les mises à jour indispensables à la sécurité. Plus un appareil sera neuf, plus il sera efficace contre les menaces informatiques ;
- Installer un protocole d’authentification pour identifier chaque usager (cryptographie, carte à puce…) ;
- Sécuriser la connexion internet avec un VPN (“Virtual Private Network” ou réseau privé virtuel) : ce logiciel permet de créer un tunnel entre un poste et les serveurs de l’entreprise et d’établir une connexion fiable. Celui-ci a l’avantage de crypter les informations : les données deviennent illisibles et donc, difficiles à pirater. Vous pouvez également renforcer son utilisation avec une double authentification ;
- Faire appel à un service d’infogérance pour garantir la sécurité de votre parc informatique.
Stockez vos données
Au quotidien, les salariés ont besoin d’accéder facilement à leurs fichiers et applications habituels pour assurer leurs missions. En cas de travail à distance, cela devient plus délicat à mettre en place : comment s’organiser pour que tous les employés accèdent aux fichiers dont ils ont besoin ? Comment gérer les autorisations aux dossiers sans en compromettre la sécurité ? Si la plupart des structures choisissent des solutions de stockage traditionnelles comme des serveurs internes, elles sont de plus en plus nombreuses à passer au cloud. Son fonctionnement est simple : les données sont stockées sur des serveurs distants accessibles via Internet. Cet espace de stockage externalisé permet d’accéder à vos données de n’importe où, du moment que vous disposez d’une connexion internet. Les fichiers sont ainsi disponibles partout et protégés de tout acte mal intentionné.
Notre conseil : programmez des sauvegardes régulières de vos données sur des espaces de stockage différents.
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Au printemps dernier, le recours inattendu au « home office » a mis les parcs informatiques de certaines sociétés à rude épreuve. 3 axes principaux sont à retenir pour faire du télétravail une pratique sûre au sein de votre entreprise :
- mettre à disposition des postes récents et dotés d’antivirus ;
- se servir de réseaux sécurisés ;
- stocker et partager les données confidentielles via des outils sécurisés.
Autant de mesures que les entreprises doivent avoir en tête lorsqu’elles choisissent de renouveler leur parc informatique.
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